Případová studieAMCA
Kongresový systém, který s agenturou AMCA roste už přes 10 let
Pro AMCA – Academic and Medical Conference Agency – vyvíjíme a spravujeme systém, přes který se účastníci registrují na odborné kongresy, konference a kurzy. Pokrývá přihlášky, platby, daňové doklady, ubytování i odevzdání a hodnocení abstraktů. Česky i anglicky.
- spolupráce na jednom systému
- 10+ let
- dvojjazyčný systém
- CZ · EN
- postavený na Ruby on Rails
- Rails
01V kostce
Co iQuest pro AMCA vyvíjí a spravuje
Nejdůležitější fakta o projektu na jednom místě – kdo je klient, co systém dělá a jakou roli v něm má iQuest.
O klientovi
AMCA vznikla v roce 2005 a od té doby zorganizovala stovky národních i mezinárodních lékařských, matematicko-fyzikálních a dalších vědeckých konferencí, firemních akcí a koncertů vážné hudby. Kromě pořádání akcí nabízí také asociační management pro odborné společnosti.
- rok založení agentury
- 2005
- účastníků zatím největší akce – EuropaCat 2023
- 2 500
- akcí ve veřejném archivu let 2015–2026
- 323
Zdroj: amca.cz a AMCA. EuropaCat 2023, 15. evropský kongres katalýzy, se konal v Kongresovém centru Praha.
Projekt v kostce
- Klient
- AMCA, spol. s r. o. – Academic and Medical Conference Agency, Praha
- Obor
- Pořádání odborných kongresů, konferencí, workshopů a kulturních akcí; asociační management
- Systém
- Webový kongresový a registrační systém na míru
- Co pokrývá
- Registrace účastníků, platby, daňové doklady, ubytování, doplňkové služby, abstrakty a jejich hodnocení, exporty
- Role iQuest
- Přepis původního systému na Ruby on Rails, další vývoj, správa a podpora
- Technologie
- Ruby on Rails, webová aplikace
- Jazyky
- Čeština a angličtina
- Spolupráce
- Více než 10 let, stále pokračuje
02Výchozí stav
Vlastní systém, který potřeboval nový základ
AMCA měla vlastní systém ještě předtím, než jsme se k projektu dostali. Byl ale napsaný v jiném jazyce na starém frameworku a registrační formulář měl napevno v kódu – stejný pro všechny akce. Přizpůsobit ho konkrétnímu kongresu znamenalo zásah programátora.
Původně
- Starý programovací jazyk a framework
- Registrační formulář napevno v kódu
- Stejná pole pro všechny akce
- Systém jen pro vlastní akce agentury
Systém jsme přepsali na Ruby on Rails a od té doby ho rozšiřujeme po menších krocích – vždy podle toho, co si další akce vyžádají.
Co systém umí dnes
- Formulář pro každou akciPole, kategorie účastníků a ceník si agentura nastaví pro konkrétní akci sama.
- Platby všemi kanályKarta online, převod s importem bankovních výpisů i hotovost na místě.
- Doklady a poukazyDaňové doklady a ubytovací poukazy vznikají automaticky.
- Abstrakty a hodnoceníPříjem abstraktů i plných textů přednášek a jejich hodnocení ve více stupních.
- ExportyKomplexní exporty dat pro organizační i programový výbor.
- Přístup pro klienty agenturyAgentura může svým klientům zpřístupnit část administrace.
03Celá akce
Jeden kongres, jeden systém
Projděte si kongres jako účastník i jako organizátor. Každé místo v budově má v systému svůj protějšek – vyberte číslo v modelu.
Registrační pult
Registrace
Účastník přichází už zaregistrovaný. Formulář měl nastavený přesně pro danou akci – kategorie účastníků, členství v odborné společnosti, termíny a ceník.
- Formulář pro každou akci zvlášť
- Skupinová registrace z jednoho účtu
- Úpravy registrace do uzávěrky
Co systém řeší na jednotlivých místech kongresu
- Registrační pult: Registrace
- Účastník přichází už zaregistrovaný. Formulář měl nastavený přesně pro danou akci – kategorie účastníků, členství v odborné společnosti, termíny a ceník. Formulář pro každou akci zvlášť, Skupinová registrace z jednoho účtu, Úpravy registrace do uzávěrky.
- Pokladna: Platby
- Kdo nezaplatil předem, zaplatí na místě. I hotovost se v systému spáruje s přihláškou – stejně jako platba kartou nebo převodem. Karta online, Převod s importem výpisů, Hotovost na místě.
- Kongresový sál: Program
- Výsledný program určují hodnotitelé. Příspěvky posuzují přímo v systému, klidně v několika stupních hodnocení, a rozhodnou, co přijmou, co přijmou s připomínkami a co odmítnou. Příjem abstraktů a plných textů, Více stupňů hodnocení, Přijetí, připomínky, nebo odmítnutí.
- Catering a společenský večer: Doplňky
- Oběd, vstupenku na společenský večer i pro doprovodnou osobu si účastník objedná rovnou v registračním formuláři. Obědy, Společenský večer, Doprovodné osoby.
- Sekretariát: Doklady a exporty
- Sekretariát nepíše doklady ručně. Daňové doklady a ubytovací poukazy vystaví systém sám a data z celé akce jdou vyexportovat. Automatické daňové doklady, Ubytovací poukazy, Komplexní exporty.
- Kongresový hotel: Ubytování
- Pokoj v hotelu u místa konání si účastník rezervuje rovnou v registraci. Ubytovací poukaz pak vystaví systém. Rezervace v registračním formuláři, Ubytovací poukaz, Hotel u místa konání.
04Cesta účastníka
Od prvního přihlášení po daňový doklad
Takhle registraci popisují stránky kongresů, které AMCA pořádá. S každým krokem získá jmenovka další stužku.
Účet
Jeden účet pro všechny akce
Účastník si účet v registračním systému AMCA založí jednou. Stejný e-mail a heslo pak použije k úpravě registrace, odeslání abstraktu i k registraci na další akce.
Registrace
Formulář konkrétní akce
Po přihlášení vyplní novou registraci. Kategorie a výše poplatku se řídí tím, co si pro akci nastavil pořadatel – třeba členstvím v odborné společnosti nebo termínem úhrady.
Doplňky
Oběd, večer, hotel
V tomtéž formuláři si objedná oběd, vstupenku na společenský večer, klidně i pro doprovodnou osobu, a ubytování v kongresovém hotelu.
Skupina
Registrace za celou skupinu
Kdo registruje kolegy, nemusí zakládat další účty – z jednoho účtu jde přihlásit víc lidí. Potvrzení dostane registrovaný i ten, kdo ho registroval.
Zaplaceno
Platba kartou, nebo převodem
Po odeslání formuláře se zobrazí odkaz na platbu kartou i zálohová faktura pro převod. Obojí přijde také v potvrzovacím e-mailu.
Doklad
Daňový doklad sám od sebe
Jakmile platba dorazí na účet akce, přijde účastníkovi daňový doklad e-mailem. Po přihlášení si ho může kdykoli stáhnout.
Konkrétní termíny, ceny a storno podmínky si nastavuje každá akce zvlášť.
05Platby a doklady
Tři cesty peněz, jedna přihláška
Každá platba se v systému spáruje s konkrétní přihláškou – ať přijde kartou, převodem, nebo v hotovosti na místě. Z přihlášky pak vznikají doklady a podklady pro pořadatele.
Vyberte způsob platby a sledujte, kudy jde.
- Daňový dokladE-mailem a ke stažení po přihlášení
- Ubytovací poukazVystaví se automaticky
- ExportyPro sekretariát i výbory akce
Karta online: Odkaz na platbu dostane účastník hned po odeslání formuláře a znovu v potvrzovacím e-mailu.
Vlastní ceník pro každou akci
Každá akce má v systému svůj ceník, kategorie a termíny. Pořadatel tak může nastavit, že poplatek roste s blížícím se datem akce.
- Včasná úhrada
- Pozdější úhrada
- Na místě
06Abstrakt
Od odeslaného abstraktu k programu kongresu
Odborná akce stojí na příspěvcích. Systém přijímá abstrakty i plné texty přednášek a hodnotitelé o nich rozhodují přímo v něm – a tím vlastně určují výsledný program akce.
Odeslání
Autor pošle abstrakt ze svého účtu – ze stejného, přes který se registruje na akci.
Hodnocení
Hodnotitelé posuzují příspěvky přímo v systému, a to i ve více stupních hodnocení.
Rozhodnutí
Příspěvek přijmou, přijmou s připomínkami, nebo odmítnou.
Program
Z přijatých příspěvků vzniká výsledný program. Zařazení do sekcí i formy účasti si pořadatel nastaví podle své akce.
Systém je dvojjazyčný, česky i anglicky, takže v něm stejně dobře běží mezinárodní kongres i domácí sympozium.
07Rytmus akcí
Desítky akcí ročně, rok co rok
Systém musí unést provoz agentury, která pořádá desítky akcí ročně. Takhle vypadá veřejný archiv akcí AMCA z let 2015–2026 – včetně toho, co s akcemi udělala pandemie.
Akce AMCA podle roku
Celkem 323 akcí v archivu
| Rok | Proběhlo | Online | Přesunuto | Zrušeno |
|---|---|---|---|---|
| 2015 | 16 | 0 | 0 | 0 |
| 2016 | 19 | 0 | 0 | 0 |
| 2017 | 32 | 0 | 0 | 0 |
| 2018 | 23 | 0 | 0 | 0 |
| 2019 | 35 | 0 | 0 | 0 |
| 2020 | 12 | 3 | 7 | 11 |
| 2021 | 7 | 6 | 2 | 0 |
| 2022 | 34 | 2 | 0 | 0 |
| 2023 | 29 | 0 | 0 | 0 |
| 2024 | 30 | 0 | 0 | 0 |
| 2025 | 27 | 0 | 0 | 0 |
| 2026 | 28 | 0 | 0 | 0 |
* Rok 2026 včetně akcí, které teprve proběhnou.
Zdroj: veřejný archiv akcí na amca.cz, stav září 2026. Graf ukazuje akce agentury, nikoli data ze systému.
08Spolupráce
Přes deset let na jednom systému
Nedodali jsme projekt a neodešli. Systém průběžně rozvíjíme podle toho, co si další akce vyžádají, a staráme se o jeho provoz.
Začátek
Přepis na Ruby on Rails
Původní systém v jiném jazyce a na starém frameworku jsme přepsali na Ruby on Rails. Otevřelo to cestu k rychlejšímu přidávání funkcí.
Roky rozvoje
Funkce podle potřeb akcí
Přibyly formuláře nastavitelné pro každou akci, platby převodem s importem výpisů i v hotovosti, hodnocení příspěvků a přístup pro klienty agentury.
Dnes
Správa a další rozvoj
Systém spravujeme, podporujeme a dál rozšiřujeme. Podle klienta „narostl opravdu ohromných rozměrů a stále roste“.
Technologie
- Ruby on Rails
- Webová aplikace
- CZ · EN
Jak spolupracujeme
- Rozvoj po menších krocíchNové funkce přidáváme průběžně. Když další akce potřebuje něco navíc, nečeká se na velkou verzi.
- Správa a podporaKromě vývoje se staráme o to, aby systém spolehlivě běžel – jde v něm o termíny, peníze i osobní údaje účastníků. Víc o naší podpoře a správě software.
Co o spolupráci říká klient
Se společností iQuest spolupracujeme již více než 10 let a jsem rád, že jsme si tenkrát vybrali právě tuto firmu. Tvoří a spravují pro nás komplexní konferenční systém, který už za ty dlouhé roky narostl opravdu ohromných rozměrů a stále roste. Kvalita služeb výborná a obecné domýšlení funkcí je naprosto perfektní. Služby iQuest všem mohu jen doporučit a jsem rád, že naše dlouhodobá spolupráce stále pokračuje! Vždy naprosto profesionální chování, kvalita služeb a skvělé proaktivní jednání.
Časté dotazy
Hledáte vývojového partnera na dlouhou trať?
Napište nám, co vás na současném systému brzdí, nebo s čím potřebujete pomoct. Společně probereme, co dává smysl rozšířit, přepsat, nebo postavit znovu.
nebo nám rovnou zavolejte či napište